הכסף יוצא מהחשבון.
גימלה דואגת שיגיע.
מערכת ושירות מנוהל לדיווח ההפקדות לכל הקופות. אנחנו בודקים את הקובץ מתוכנת השכר לפני שהוא יוצא, מדווחים לכל החברות המנהלות דרך המסלקה הפנסיונית, ועוקבים אחרי כל תשובה עד שהכסף נקלט אצל העובד. לכם חוזר רק מה שדורש טיפול.
- בלי התחייבות
- בלי להחליף תוכנת שכר
- תמונת מצב תוך שבוע
במקום פורטל נפרד לכל חברה מנהלת
מיטב, הראל, מגדל, כלל, הפניקס, מנורה ועודעוברים דרכנו
ההעברות יוצאות ישר מחשבון המעסיק לקופותעד הבדיקה הטכנית הראשונה של הקובץ
היזון ראשוני על כל קובץ שנשלחהמועד החוקי המוקדם לדיווח ולהפקדה
מתשלום השכר, או ה-15 בחודש שאחרי — המוקדם"שילמנו" זה עוד לא "העובד קיבל"
במעסיק עם מאות או אלפי עובדים, כל חודש יוצאים עשרות קבצים לעשרות קופות, מכמה חברות, עם קליטות, עזיבות, חופשות לידה ותיקונים רטרו. כל פער קטן בקובץ הופך לכסף שנתקע בדרך, ורוב המעסיקים מגלים את זה רק כשכבר מאוחר.
כסף שהועבר ולא שויך
תעודת זהות שגויה, קופה שנסגרה, עובד שלא דווח או סכום שלא תואם — והכסף יושב בקופה בלי שם. אם לא מטפלים בזמן, הוא חוזר למעסיק, והעובד נשאר בלי הפקדה.
קופה שנפתחת באיחור
עובד חדש בלי קופה פעילה צריך קופה בתום 6 חודשים או בסוף שנת המס. עובד עם קופה פעילה — כבר בתום 3. בלי מעקב, עובדים נשארים בלי הפקדה חודשים ארוכים, והרטרו מצטבר.
עובד שעזב ולא דווח
כשעובד עוזב ולא מדווחים עליו סטטוס "סיום עבודה", הקופה ממשיכה לצפות להפקדה. מבחינתה — זה חוב. מכתבי החוב מגיעים להנהלה, ולפעמים גם לרשות.
שלוש שכבות הגנה על כל שקל שיוצא לפנסיה
גימלה היא לא עוד תוכנה שמעבירה קבצים. זו שכבת בקרה ותפעול שיושבת בין תוכנת השכר לבין הקופות, ולא מרפה עד שהכסף נקלט אצל העובד הנכון.
בדיקה
כל קובץ נבדק לפני שהוא יוצא לקופות.
- תקינות תעודות זהות וקודי קופות
- התאמה בין הדיווח לבין הכסף שהועבר
- עובדים שנעלמו מהקובץ בלי סטטוס
- כפילויות, סוגי הפרשה שגויים, גרסת ממשק
דיווח ומעקב
קובץ לכל מעסיק ולכל חברה מנהלת, ומעקב עד הסגירה.
- שידור דרך המסלקה הפנסיונית בתקן הרשמי
- היזון ראשוני תוך שעות
- היזון מסכם תוך ימים ספורים
- דחיות וכסף לא משויך — חוזרים כרשימה ברורה
קליטות ועזיבות
האירועים שיוצרים את רוב הבעיות — בשליטה.
- בדיקת קופה קיימת לעובד חדש (פעולה 9401)
- התראה על מועד פתיחת קופה
- סטטוס "סיום עבודה", חופשת לידה וחל"ת
- יתרות פיצויים לטופס 161 ומכתבי שחרור
כל מה שצריך כדי שהפנסיה תעבוד — במקום אחד
עובדים עם הקובץ שכבר יש לכם
גימלה קולטת את קובץ הממשק האחיד (XML/DAT) שתוכנת השכר כבר מפיקה. לא מחליפים תוכנה ולא מקלידים שום דבר מחדש.
בדיקה אוטומטית לפני כל שידור
עשרות בדיקות על כל רשומה: ספרת ביקורת, קופה פעילה, סוג הפרשה מול סוג קופה, סכום מול העברה, תאריכי סטטוס, רטרו חריג.
דיווח לכל החברות המנהלות
קובץ נפרד לכל מעסיק ולכל גוף מוסדי, כפי שהמסלקה דורשת. גם כשיש לכם כמה חברות בקבוצה ועשרות קופות — זו פעולה אחת בצד שלכם.
מעקב עד שהכסף נקלט
כל תשובה מהקופות נקלטת ומתורגמת לשפה פשוטה: מה נקלט, מה נדחה, למה ומה צריך לעשות. התיקון יוצא בדיווח הבא.
ניהול כסף לא משויך
כל סכום שהועבר ולא שויך מקבל שורה, סיבה וספירה לאחור, עד שהוא מגיע לעובד. בלי אקסלים ובלי מיילים הלוך וחזור.
עובד חדש — בלי קופה כפולה
קישור SMS לעובד, אישור בשני צעדים, והמסלקה פונה לכל הקופות. תוך 3 ימי עסקים יודעים אם יש לו קופה פעילה.
התראות לפני שזה נהיה בעיה
מועד פתיחת קופה שמתקרב, עובד שעזב בלי סטטוס, אישור העברה חסר, קובץ שעוד לא הועלה — ההתראה מגיעה לאדם הנכון.
עזיבות, 161 ושחרור פיצויים
דיווח "סיום עבודה" בזמן, בקשת יתרות פיצויים מהקופות, ומכתב שחרור מוכן לחתימה. טופס 161 עצמו נשאר בתוכנת השכר.
דוח חודשי להנהלה ולנאמנים
כמה דווח לכל קופה, כמה נקלט, מה פתוח ומי מטפל. מגמה של 12 חודשים ועמידה במועדים החוקיים — בעמוד אחד.
מסך אחר לכל תפקיד. כל אחד רואה רק את מה שהוא צריך לעשות.
רכזת הפנסיה לא צריכה גרפים, וההנהלה לא צריכה רשימת שגיאות. לכן לכל משתמש יש מסך משלו, עם ההרשאות שלו והחברות שלו בלבד. רוצים לראות את המערכת עצמה? בקשו הדגמה חיה, ונציג לכם אותה על נתונים לדוגמה.
המעסיק שלך רוצה לבדוק אם כבר יש לך קרן פנסיה פעילה, כדי להמשיך להפקיד אליה ולא לפתוח קופה כפולה.
אישור ושליחהמה קורה מהרגע שהמשכורת שולמה
לפי תקנות התשלומים לקופות גמל, יש לדווח ולהפקיד עד המוקדם מבין 7 ימי עסקים מתשלום השכר או ה-15 בחודש שאחרי. גימלה בנויה כדי לסיים הרבה לפני.
מעבר מסודר, בלי יום אחד של חשיפה
מעבר ספק תפעול פנסיוני הוא הרגע הכי רגיש. לכן אצלנו לא מנתקים שום דבר עד שהכול עובד, ובודקים הכול במקביל לפני.
בדיקת קובץ
אתם שולחים קובץ של חודש אחד. אנחנו מחזירים תמונת מצב: עובדים, קופות, קבצים, מה נדחה ומה תחסכו.
הרשאות
כל חברה חותמת פעם אחת על "הרשאה מתמשכת לגורם מתפעל" בנוסח האחיד. אנחנו מכינים את הטפסים.
חיבור
רישום המעסיקים במסלקה, הגדרת המשתמשים וההרשאות בפורטל, והדרכה קצרה לרכזת הפנסיה.
הרצה במקביל
חודש-חודשיים לצד הספק הקיים, בלי לשדר. משווים שכל קובץ יוצא זהה, ומתקנים פערים מראש.
מעבר חברה-חברה
כל חברה עוברת רק כשהיא מוכנה. את הספק הקודם מפסיקים אחרי שהחברה האחרונה עברה.
נבנה למעסיקים שבהם הפנסיה מסובכת באמת
תחלופה גבוהה, הרבה חברות בקבוצה, משמרות, עובדים זרים וקופות רבות — שם כל פער קטן עולה הכי הרבה כסף.
סיעוד וגריאטריה
אלפי מטפלים, תחלופה גבוהה וכמה חברות בקבוצה.
- קליטות ועזיבות בכל חודש
- מוסדות וסיעוד ביתי בדיווח אחד
- דוח לנאמנים ולהנהלה
כוח אדם וקבלני שירות
עובדים שעוברים בין אתרים ומעסיקים, והרבה עבודה רטרו.
- בדיקת קופה קיימת לכל עובד חדש
- מעקב אחרי חוזי קבלנות
- הוכחת הפקדה מול מזמיני שירות
רשתות קמעונאות ומזון
סניפים רבים, משרות חלקיות ושינויי היקף.
- קובץ אחד לכל הסניפים
- סטטוסים של חל"ת וחופשות
- התראות לפי סניף
עמותות ומוסדות חינוך
תקציבים מפוקחים ודוחות לגופים מממנים.
- עמידה במועדים ותיעוד מלא
- קרנות השתלמות
- דוחות לביקורת
תעשייה ומפעלים
משמרות, שעות נוספות והסכמים קיבוציים.
- כמה סוגי הפרשה לעובד
- ביטוח מנהלים לצד קרן פנסיה
- בקרה על שיעורי הפרשה
לשכות שכר ומשרדי רו"ח
מפיקים שכר לעשרות לקוחות? הוסיפו תפעול פנסיוני בלי להגדיל צוות.
- לוח בקרה אחד לכל הלקוחות
- מיתוג ותמחור שלכם
- ראו את תוכנית השותפים למטה
מה ההבדל בין גימלה לבין הדרכים המקובלות
| גימלה | דיווח ידני בפורטלים של הקופות | שירות תפעול מסורתי | |
|---|---|---|---|
| בדיקת הקובץ לפני הדיווח | ✓ עשרות בדיקות אוטומטיות | ✗ תלוי בעין של הרכזת | ~ משתנה |
| התאמה בין הדיווח לכסף שהועבר | ✓ לכל קופה ולכל חברה | ✗ | ~ לרוב בסוף התהליך |
| מספר הפורטלים שצריך לעבוד מולם | אחד | אחד לכל חברה מנהלת | אחד |
| בדיקת קופה קיימת לעובד חדש (9401) | ✓ SMS לעובד, תשובה תוך 3 ימים | ✗ | ~ |
| התראה על מועד פתיחת קופה | ✓ | ✗ | ~ |
| מעקב אחרי כסף לא משויך | ✓ שורה, סיבה וספירה לאחור | ~ לפי מכתבים | ✓ |
| שקיפות להנהלה ולנאמנים | ✓ דוח חודשי ומסך ייעודי | ✗ | ~ לפי בקשה |
| מחיר | לפי מספר העובדים, כולל דמי המסלקה | זמן העבודה של הרכזת | לרוב מחיר גלובלי קבוע |
מידע פנסיוני של עובדים הוא מהמידע הרגיש ביותר בארגון. ככה אנחנו מתייחסים אליו.
כל משתמש נכנס עם תעודת זהות וקוד חד-פעמי שנשלח לדוא״ל שלו. אין סיסמאות משותפות ואין משתמשים כלליים.
חשבת שכר רואה רק את החברה שלה. הנהלה רואה סיכומים. רק מי שצריך רואה פרטים אישיים.
כל העלאה, אישור, שידור ותיקון נרשמים: מי, מתי ומה. אפשר לשחזר כל חודש לאחור.
אין לנו הרשאת חתימה על החשבונות שלכם. ההעברות יוצאות ישר מחשבון המעסיק לקופות.
המסגרת שבה אנחנו עובדים
- גורם מתפעלחוזר גופים מוסדיים 2015-9-30: פעולות מול הגופים המוסדיים מכוח "הרשאה מתמשכת לגורם מתפעל" בנוסח אחיד, חתומה ע"י המעסיק ומאושרת ע"י רו"ח או עו"ד.
- מבנה אחידהדיווח עובר ב"ממשק מעסיקים — דיווח שוטף", המבנה האחיד להעברת מידע בשוק החיסכון הפנסיוני.
- מועדי הפקדהתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל), התשע"ד-2014.
- המסלקה הפנסיוניתמערכת הסליקה המרכזית, בפיקוח רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון.
- הגנת הפרטיותהמערכת מתוכננת לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017.
מחיר לעובד, כולל דמי המסלקה. בלי הפתעות.
המחיר נקבע לפי מספר העובדים שמדווחים בחודש. דמי הדיווח למסלקה הפנסיונית כבר בפנים — אין חשבונית נוספת.
- כל שכבות השירות
- פורטל לרכזת ולהנהלה
- דוח חודשי
- כמה חברות בקבוצה
- חשבות שכר לכל חברה
- קליטות ועזיבות
- מנהל לקוח ייעודי
- דוח לנאמנים ולדירקטוריון
- הרצה במקביל לפני מעבר
- חיבור אוטומטי (B2B)
- התאמות לתוכנת השכר
- הסכם שירות מותאם
המחירים לפני מע"מ. ההצעה הסופית נקבעת אחרי בדיקת הקבצים שלכם.
מחשבון חיסכון
מספר העובדים = תעודות זהות שונות שמדווחות לקופות בחודש.
מדריכים קצרים לשאלות שכל רכזת פנסיה שואלת
לחצו על מדריך כדי לפתוח אותו. המידע כללי ואינו מחליף ייעוץ מקצועי לגבי מקרה מסוים.
קליטת עובדמתי חייבים לפתוח קופה לעובד חדש?4 דקות קריאה
לפי צו ההרחבה לביטוח פנסיוני מקיף: עובד שאין לו קופה פעילה — בתום 6 חודשי עבודה או בסוף שנת המס, המוקדם מביניהם. עובד שיש לו קופה פעילה — בתום 3 חודשים. במקרים מסוימים ההפקדה רטרואקטיבית מהיום הראשון, ולכן איחור עולה כסף. כדאי לבדוק כבר בקליטה אם יש לעובד קופה פעילה (פעולה 9401 במסלקה).
עזיבהאיך מדווחים על עובד שעזב?3 דקות קריאה
בחודש האחרון שבו עבד, אפילו יום אחד — דיווח רגיל. בחודש שאחריו — דיווח אחרון בסטטוס "סיום עבודה" עם תאריך העזיבה. בלי הדיווח הזה הקופה ממשיכה לצפות להפקדה ורואה חוב. במקביל: טופס 161 לרשות המסים, ומכתב שחרור פיצויים לקופה לפי הזכאות.
היסודותמה זה "ממשק אחיד"?3 דקות קריאה
המבנה האחיד שקבעה רשות שוק ההון להעברת מידע בין מעסיקים לגופים המוסדיים. תוכנת השכר מפיקה קובץ XML בפורמט "ממשק מעסיקים — דיווח שוטף", ובו לכל עובד: פרטים אישיים, שכר, רכיבי הפרשה וסטטוס. אותו קובץ עובר לכל החברות המנהלות — ישירות או דרך המסלקה הפנסיונית.
תקלותכסף "לא משויך" — מה עושים?4 דקות קריאה
כסף לא משויך הוא כסף שהגיע לקופה בלי דיווח שמתאים לו: ת"ז שגויה, עובד שלא דווח או סכום ששונה מהדיווח. צריך לאתר את הסיבה ולשלוח דיווח מתקן. אם לא מטפלים בזמן, הקופה עלולה להחזיר את הכסף, והעובד נשאר בלי הפקדה.
סטטוסיםחופשת לידה וחל"ת בדיווח החודשי3 דקות קריאה
חופשת לידה: מדווחים בחודש הראשון שבו העובדת לא עבדה, בסטטוס "חופשת לידה" עם תאריך תחילה. חל"ת: מדווחים בחודש שבו השתנה המצב, בשכר 0 וללא הפרשות, כדי לשמור על הרצף ולא ליצור חוב מדומה. בחזרה לעבודה מדווחים שוב בסטטוס רגיל עם התאריך.
עזיבהטופס 161 ויתרות פיצויים3 דקות קריאה
טופס 161 הוא ההודעה של המעסיק לרשות המסים על סיום העבודה. כדי למלא אותו צריך את יתרות הפיצויים בכל קופה. דרך המסלקה אפשר לבקש את היתרות של עובד מכל הקופות בבקשה אחת, והתשובה מגיעה תוך ימים ספורים.
לשכת שכר או משרד רו"ח? תנו ללקוחות שלכם תפעול פנסיוני — בלי לגייס עוד אנשים.
- לוח בקרה אחד לכל הלקוחות — מי העלה, מה שודר, מה נדחה.
- ממשק במיתוג שלכם — הלקוח רואה את השם שלכם.
- אנחנו מתפעלים, אתם שומרים על הלקוח — הכנסה חודשית נוספת על כל לקוח.
- ליווי מקצועי — הדרכה לצוות שלכם ותמיכה במקרים מורכבים.
- אתם מביאים את הלקוח ונשארים איש הקשר שלו.
- אנחנו מתפעלים את הבדיקה, הדיווח והמעקב מול הקופות.
- הלקוח רואה אתכם בממשק ובדוחות, עם השם והלוגו שלכם.
תנאי השותפות נקבעים לפי מספר הלקוחות והעובדים.
לשיחה על שותפותכל מה ששואלים אותנו לפני שמתחילים
צריך להחליף תוכנת שכר?
לא. גימלה עובדת עם קובץ הממשק האחיד שתוכנת השכר כבר מפיקה היום. מה שמשתנה הוא רק לאן מעלים אותו.
הכסף עובר דרככם?
לא. ההעברות יוצאות מחשבונות החברות ישר לקופות, באישור מורשי החתימה שלכם. אנחנו מדווחים, בודקים ועוקבים.
מה ההבדל בינכם לבין דיווח ישיר בפורטלים של הקופות?
בדיווח ישיר צריך לעבוד מול פורטל נפרד לכל חברה מנהלת, בלי בדיקה מוקדמת ובלי תמונה אחת. בגימלה יש פורטל אחד, בדיקה לפני שידור, ומעקב עד שהכסף נקלט.
מי חותם על מה?
כל חברה חותמת פעם אחת על "הרשאה מתמשכת לגורם מתפעל" בנוסח האחיד של רשות שוק ההון, עם אישור רו"ח או עו"ד לחתימות. אנחנו מכינים את הטפסים.
כמה זמן לוקח המעבר?
בדרך כלל כשלושה חודשים: בדיקת קובץ, הרשאות וחיבור, חודש-חודשיים של הרצה במקביל בלי שידור, ואז מעבר חברה-חברה.
מה קורה אם קובץ נדחה?
רואים את זה תוך שעות בהיזון הראשוני. הרכזת מקבלת רשימה: מה נדחה, למה ואיך מתקנים. התיקון יוצא מיד או בדיווח הבא.
אתם מטפלים גם בעובדים חדשים ובעוזבים?
כן. בדיקת קופה קיימת לכל עובד חדש, התראה על מועד פתיחת קופה, דיווח "סיום עבודה", יתרות פיצויים לטופס 161 ומכתבי שחרור.
מה לא כלול?
טופס 161 לרשות המסים (מופק בתוכנת השכר), פיקדון עובדים זרים, וההחלטה איזו קופה לפתוח — היא נשארת אצל המעסיק.
מה עם הנאמנים או הדירקטוריון?
יש מסך ייעודי ודוח חודשי: כמה דווח לכל קופה, מה נקלט, מה פתוח ומי מטפל, עם מגמה של 12 חודשים.
אפשר לנסות לפני שמתחייבים?
כן. שלחו קובץ של חודש אחד. נחזיר תמונת מצב והצעה — בלי לשדר שום דבר ובלי התחייבות.
גימלה נולדה מתוך עבודה יומיומית עם קבצי סוציאליות של קבוצות גדולות — ומהפער שראינו בין מה ששולם לבין מה שנקלט.
מאחורי גימלה עומד משרד חשבות ושכר שמלווה מעסיקים גדולים בבקרת שכר, בבדיקת דוחות סוציאליות ובהתאמות מול הקופות. ראינו מקרוב כמה כסף נתקע בדרך, כמה זמן הולך על מיילים מול הקופות, וכמה מעט שקיפות יש להנהלה.
לכן בנינו מערכת שעושה את מה שרכזת פנסיה מנוסה הייתה עושה אם היה לה זמן לבדוק כל שורה, ושירות שלוקח אחריות עד שהכסף מגיע לעובד.
גימלה מופעלת ע"י אימן דכואר- חשבות ויעוץ פיננסי בע"מ (ח.פ 515665875), רשומה במסלקה הפנסיונית.
שלחו קובץ של חודש אחד. נחזיר לכם תמונת מצב תוך שבוע.
כמה עובדים, קופות וקבצים יש לכם בחודש, מה נדחה, מה לא שויך, ומה תחסכו. בלי לשדר שום דבר ובלי התחייבות.
רוצים לראות את זה על הנתונים שלכם?
בקשו הדגמה חיה של המערכת, או שלחו קובץ של חודש אחד ונחזיר תמונת מצב תוך שבוע.